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Dateien und Notizen reorganisiert (Teil 1)

Nachdem ich nun Joplin für mich entdeckt habe, geht es weiter mit der Frage, wie ich meine Dateien und Notizen organisiere. Zum jetztige Stand der Dinge.

Beim Kennenlernen von Nextcloud war meine Idee, dass ich alles darin lagere und auch entsprechend mit den Nextcloud Apps (im Browser bzw. am Smartphone) verwalte. Aber das funktioniert nur halb.

Nextcloud

  • Mit einer guten Ordnerstruktur lässt sich in Nextcloud ein gutes Archiv aufbauen.
  • Die Suche im Webinterface findet auch recht schnell Dateien mit dem Suchbegriff im Namen.
  • Die Suche nach PDFs funktioniert allerdings nicht. Dazu bräuchte man einen ElasticSearch-Server, den mir mein Provider Hetzner nicht zur Verfügung stellt.
  • Mit der Nextcloud App kann ich auch auf meinen mobilen Geräten einzelne Dateien oder ganze Ordner für die Offline-Verfügbarkeit markieren.

Joplin

  • Meine eigene Nextcloud-Instanz erlaubt es mir, Joplin darüber zu synchronisieren.
  • Die Daten werden sogar verschlüsselt von Joplin zu Nextcloud gesendet, so dass die Sicherheit der so gespeicherten Daten auch recht hoch ist.
  • Seit der Version 3.0 wird (zumindest auf dem Desktop) eine Texterkennung für die gespeicherten PDFs und Bilder durchgeführt. Somit können auch in diesen Dateien Begriffe gefunden werden.
  • Verschachtelbare Notizbücher und Tags (Schlagworte) bieten eine gute Grundlage, um Ordnung zu halten.
  • Joplin läuft auf meinem iPhone, iPad, iMac und Macbook sowie auf meinem Linux-Notebook.
  • Alle Daten, die ich in Joplin gespeichert habe, stehen mir auf den oben genannten Geräten immer offline zur Verfügung.

Apple Notizen und iCloud

Ich habe kurz überlegt, die Notizen-App von Apple wieder mehr zu nutzen. Sie ist ja auch sehr funktional und gut in die Apple-Ökosphäre integriert. Aber: Sind die Daten erst einmal drin, bekommt man sie nur mühsam wieder raus. Die aktuellen Entwicklungen in den USA sind nicht vorhersehbar. Wer weiß, ob ich in zwei oder drei Jahren noch Apple-Produkte nutzen kann oder will. Deshalb ist es gut, die wichtigsten Daten, Dateien und Gedanken offeneren Systemen anzuvertrauen. So kann ich Apple weiterhin als Plattform nutzen, aber bei Bedarf relativ schnell wechseln.

Somit habe ich nur mehr wenige Dateien in der iCloud liegen, abgesehen von einigen spezifischen Apple Anwendungen und meinen Fotos.

Day One

Leider ist Day One nicht so plattformübergreifend. Seit kurzem gibt es ein Webinterface. Ansonsten läuft die App hauptsächlich auf Apple-Geräten. Als Tagebuch-App habe ich sie schätzen gelernt, da sie viele Eingaben vereinfacht und mir einen guten chronologischen Überblick über manche Dinge gibt. Ich werde sie nicht so schnell aufgeben, aber ich überlege mir, ob einige Dinge nicht auch in Joplin ihren Platz finden könnten. Denn in Joplin kann ich (im Gegensatz zu anderen Programmen) das Erstellungsdatum einer Notiz ändern und so auch eine mir genehme chronologische Ordnung in einem Notizbuch aufbauen.

Strongbox

In den letzten Jahren habe ich meine Passwortverwaltung auch dazu benutzt, sensiblere Dateien zu speichern, wie z.B. Kopien meines Reisepasses. Das bläht natürlich die zugrunde liegende Keepass-Datei auf. Jetzt kann ich mir überlegen, ob ich hier nicht einiges auf Joplin verlagere, da dessen Daten zumindest verschlüsselt in der Cloud liegen. Ich muss nur den Zugriff auf meine Endgeräte ausreichend sichern. Strongbox läuft auch nur auf Apple-Geräten. Aber das ist hier kein Problem. Denn wie geschrieben speichert Strongbox Passwörter und Co. im Keepass Dateiformat. Und eine solche Datei kann auch von einigen anderen Passwortmanagern (u.a. auch unter Linux) geöffnet werden. Wenn ich Apple verlasse, bin ich quasi in Sekundenschnelle wieder mit meinen Passwörtern verbunden. Der Dateisync läuft noch über iCloud, aber auch hier werde ich demnächst eine Lösung über Nextcloud ausprobieren.

Herausforderung

Als ich noch mit Evernote gearbeitet habe, war das meine Super-App, in der alles gelandet ist: Notizen, wichtige Mailtexte, PDFs (Rechnungen, Briefe, Broschüren, …), Bilder und Webarchive. Joplin könnte ein bisschen wie diese Super-App sein. Aber ich weiß noch nicht, ob ich das will. Möchte ich wieder hunderte von Notizen in einem Notizbuch oder versuche ich lieber „Dinge“ in einer Notiz zu sammeln. Muss wirklich alles in Joplin landen oder sind manche Dinge in einem Ordner ganz gut aufgehoben. Zum Beispiel Belege, die ich eigentlich nie brauche – außer alle paar Jahre zu einem besonderen Anlass.

Und bin ich nicht sowieso der Aufbewahrer? Sollte ich nicht mit der Frage beginnen, was ich überhaupt alles aufbewahre?

Mit Joplin und Nextcloud habe ich mir nun eine gute neue Ökosphäre geschaffen, die es weiter zu erforschen gilt. Dann wird sich zeigen, wie ich mich damit organisiere.

Im Moment bin ich eher am Löschen. Das ist wie das berühmte Aufräumen im Arbeitszimmer. Ich merke, was ich alles an altem Zeug habe, das ich eigentlich nie gebraucht habe und wahrscheinlich auch nie brauchen werde. Digital passiert es auch viel schneller, dass man Dinge doppelt und dreifach speichert. Mit Hilfe einer App konnte ich schon mehrere Gigabyte an Duplikaten ausfindig machen.

Ich bin selbst gespannt, was ich im zweiten Teil, der in ein paar Wochen kommen sollte, zu berichten habe.

2 Kommentare

  1. MM MM

    „Als ich noch mit Evernote gearbeitet habe…“. Ist vielleicht ein wenig off topic, doch evernote clearly war einmal eine (beinahe revolutionäre) Browsererweiterung. Mit einem Klick wurde eine Seite so formatiert, dass das ganze unnütze Zeugs wie Werbung und Frames außerhalb des wesentlichen Textes entfernt war. So wie aktuell bspw die Leseansicht von Firefox funktioniert. Leider ist – wie viele andere auch – das Add-On nicht mehr weiterentwickelt worden bzw gibt es nur mehr eine servergestützte Version (Schelm, wer etwas Böses über Datensammlung denkt). Die reine Offline-Lösung ist Vergangenheit. Schade…

    • Ja, die Websicherungsfunktion von Evernote war früher wirklich eine tolle Sache. Die Funktion von Joplin ist auch nicht schlecht. Das SingleFile Addon ist auch eine feine Sache.

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