Joplin: Notizen, Todos, Tagebuch,…

Nachdem ich die Joplin App schon einige Zeit installiert habe und jetzt erst mitbekommen habe, dass mit einem Update auch ein Papierkorb hinzugefügt wurde, muss ich euch von dieser erzählen.

Die Grundfunktion ist Notizen zu erfassen, würde aber als Beschreibung bei Joplin ein wenig kurz greifen.

Die App und die Beschreibung ihrer Funktionen ist hier zu finden.

Ich werde jetzt nicht alles beschreiben sondern mich auf ein paar Dinge konzentrieren, die mir an der App wichtig sind.

Importieren/Exportieren

Ich habe schon einige Notiz-Apps benutzt – lange Zeit vor allem Evernote. Joplin kann die ENEX-Dateien von Evernote problemlos importieren. Ebenso bekommt man Markdown Dateien sauber formatiert nach Joplin, wobei sogar ganze Verzeichnisse auf einmal importiert werden können. Für den Export stehen mehrere Formate zur Verfügung, auf die ich später mal eingehen werde.

Editor

Apropos Markdown. Es gibt zwar einen Rich Text Editor, aber an sich arbeitet Joplin mit Markdown Formatierung. In der Grundeinstellung ist der Editor zweigeteilt. In einem Teil gibt man den Text inklusive Markdown ein und im anderen Fenster sieht man den formatierten Text.

Sicherheit

Joplin ist Open Source. Das bedeutet, dass jede:r den Code einsehen und sich an der Weiterentwicklung beteiligen kann. Ein offener Quellcode kann auch mehr Sicherheit bedeuten, da jede:r überprüfen kann, ob „bösartige“ Funktionen eingebaut wurden. Auch Fehler werden (manchmal) früher entdeckt.

Wer seine Daten über die Cloud mit anderen Geräten synchronisieren möchte, kann die Verschlüsselungsfunktion von Joplin einschalten. Damit werden alle Daten mit einem Master-Passwort gesichert. Bevor die Daten in die Cloud geschickt werden, werden sie verschlüsselt und somit sicher gespeichert. Synchronisiert man nun mit einer anderen Joplin App, werden die verschlüsselten Daten zunächst geladen und erst wenn das richtige Master Passwort in der App hinterlegt ist, auch wieder entschlüsselt und damit lesbar.

Die Verschlüsselung kann auch nachträglich aktiviert (oder deaktiviert) werden. Je nach bereits gespeicherter Datenmenge dauert die einmalige Verschlüsselung auf dem Cloud-Speicher einige Stunden. Dieser Vorgang muss von einem Gerät gestartet werden. Ist dieser abgeschlossen, können die anderen verbundenen Geräte die Daten entsprechend abrufen. Dabei erkennt die Joplin App den Wechsel und fragt auf den anderen Geräten nur noch nach dem Masterpasswort (und das auch nur einmal). Ist dies einmal geschehen, geht die weitere Synchronisation genauso schnell wie vorher.

Ein weiteres Feature ist die Backup-Funktion. Backups werden lokal gespeichert. Die Häufigkeit ist frei wählbar. Backups können auch mit einem Passwort versehen werden, um sie vor fremden Zugriffen zu schützen. So kann ich meine Backups auch in (einer anderen Cloud) sichern, ohne Angst haben zu müssen, dass jemand etwas auslesen kann.

Zu guter Letzt seien noch der Verlauf und der Papierkorb erwähnt. Für jede Notiz kann eine Bearbeitungshistorie von bis zu 500 Tagen gespeichert werden. So können frühere Zustände leicht wieder aufgerufen werden. Der Papierkorb ist ein relativ neues Feature (auf das viele gewartet haben). Jede gelöschte Notiz wird dort abgelegt und für eine individuell einstellbare Zeit aufbewahrt, bevor sie endgültig gelöscht wird.

Mit diesen Funktionen sollten die Daten gut geschützt sein und auch das Wiederherstellen sollte kein Problem sein, falls man einmal etwas versehentlich geändert oder gelöscht hat.

Plattformen

Apropos andere Joplin Apps. Apps gibt es für MacOS, Windows, Linux, iOS, iPadOS und Android. So kann man eine Notiz zu Hause auf dem Mac bearbeiten, unterwegs auf dem iPhone etwas hinzufügen und an einem anderen Arbeitsplatz mit einem Windows-PC die Notiz erneut bearbeiten.

Synchronisation

Die Entwickler von Joplin stellen einen eigenen Synchronisationsdienst zur Verfügung, die Joplin Cloud. Dieser ist im Gegensatz zu Joplin selbst kostenpflichtig. Der Preis beginnt bei 2,49 Euro pro Monat (bei jährlicher Zahlung) und steigt je nach Datenvolumen.

Man muss aber nicht unbedingt diesen Dienst nutzen, um seine Daten zu synchronisieren. Dropbox und andere Anbieter funktionieren genauso gut. Ich selbst synchronisiere meine Joplin-Daten über meine eigene Nextcloud (via WebDAV). Das funktioniert bisher sehr gut.

Für manche vielleicht eine Hürde. Um die Daten nicht zu korrumpieren, ist der Sync für alle anderen Geräte gesperrt, wenn gerade eine Joplin App synchronisiert. Da die normale Synchronisation aber nur wenige Sekunden dauert, ist das eigentlich kein Problem. Normalerweise arbeitet man nicht mit mehreren Geräten gleichzeitig in Joplin.

Plugins

Joplin kann durch Plugins erweitert werden. Dafür gibt es bereits eine beachtliche Anzahl von Plugins, die sich um das Aussehen, die Formatierungsmöglichkeiten, den Umgang mit Dateien und vieles mehr kümmern. Seit Version 3 kann Joplin auch auf Smartphones und Tablets mit Plugins genutzt werden. Allerdings laufen einige Plugins noch nicht auf diesen Plattformen. Aber das ist wohl nur eine Frage der Zeit.

Ich benutze unter anderem ein Plugin, das in der Listenansicht der Notizen eine kleine Vorschau auf das erste Bild oder PDF in der Notiz anzeigt. Das erleichtert das Auffinden.

Ordnung

Wie kann man nun seine Notizen in Joplin organisieren. An oberster Stelle steht das Profil. Normalerweise hat man ein ein Profil unter dem alle Notizen abgebildet sind. Joplin unterstützt aber auch mehrere Profile zwischen denen man umschalten kann.

Innerhalb eines Profils kann man Notizbücher erstellen. Jedes Notizbuch kann wiederum Notizbücher enthalten und diese wieder welche. Wie tief man hier verschachteln kann weiß ich leider nicht. Aber irgendwann ist es wohl auch nicht mehr praktikabel. Praktisch ist, dass man für jedes Notizbuch auch gleich ein Icon wählen kann, dass mit angezeigt wird. Das hilft das schnelle wiederfinden. Dabei steht ein eigenen Iconsatz bzw. Emoticons zur Verfügung. Ebenso können eigene Bilder hochgeladen werden.

Innerhalb eines Notizbuch findet sich eine Liste von Notizen. Diese Liste kann für jedes Notizbuch anders sortiert werden, nach Erstellungsdatum, Änderungsdatum, alphabetisch oder ganz frei. Das ermöglicht zum Beispiel ein Notizbuch auch als Tagebuch zu verwenden, in dem man die Notizen nach Erstellungsdatum sortiert. Dabei bietet Joplin Möglichkeit, das Erstellungs- wie auch das Änderungsdatum einer Notiz auch später händisch zu ändern. Wenn ich so ein Notizbuch mit Belegen habe, kann ich das Datum der Notiz dem Datum der jeweiligen Rechnung anpassen. Sehr praktisch.

Notizen

Nun zum Kern von Joplin. Der einzelnen Notiz. Diese kann ich in einem Markdown Editor oder in einem Rich Text Editor erfassen. Fettschrift, Kursiv, Aufzählungen, Tabellen, … alles kein Problem. Ebenso stehen mehrere Hierarchien von Überschriften zur Verfügung.

Auch der Editor kann per Plugins erweitert werden und damit auch mathematische Formeln und vieles mehr darstellen.

Eine interessante Funktion ist, einen externen Editor wählen zu können, über den man ebenfalls die Texte einer Notiz bearbeiten kann.

Wie schon erwähnt, sind auch einzelne Metadaten frei änderbar:

• Erstellungsdatum
• Änderungsdatum
• URL
• Standort

Darüberhinaus lassen sich Notizen auch mit Tags versehen. Ein Plugin erlaubt die Eingabe eines Text mitten in einer Notiz in dem man dieses vorneweg mit einer Raute versieht. Damit wird dann dieser Begriff in die Tag Liste aufgenommen. Tags kann man suchen und findet sie auch als Liste in der Seitennavigation.

Jede Notiz ist über eine externe URL auch durch andere Apps aufrufbar. Ein interner Markdown Link ermöglicht es zwischen Notizen innerhalb von Joplin zu verlinken. So lässt sich zum Beispiel eine Master Notiz anlegen über die man auf weitere Notizen verweist und diese dann dort gleich aufrufen kann.

Aufgaben

Es gibt eine zweite Art von Notizen. Diese haben die gleiche Funktion wie Notizen. In der Notizenliste erscheinen sie jedoch mit einem Häkchen und sind somit eindeutig als Aufgabe erkennbar. Eine solche Aufgabennotiz kann auch mit einem Alarm versehen werden.

Da es sonst keinen großen Unterschied gibt, kann jede Notiz jederzeit in eine Aufgabe umgewandelt werden und umgekehrt.

Bisher habe ich diese Funktion noch nicht wirklich ausprobiert. Falls doch, gibt es einen kleinen Zusatzbericht.

Webseiten einfangen

Ein sehr gutes Tool ist der Web Clipper. Dieser muss als Plugin im Browser installiert werden, was derzeit nur für Firefox und Chrome möglich ist. Mit dem Webclipper können Teile einer Webseite oder die ganze Webseite in einer Joplin-Notiz gespeichert werden – und zwar in Markdown oder HTML. Ebenso können Screenshots als Bild an Joplin gesendet werden.

Da ist noch mehr

Ich nutze Joplin erst seit kurzem intensiver. Daher sind mir viele Funktionen noch entgangen. Manches wie die individuelle Gestaltung der App Oberfläche muss ich auch noch ausprobieren. Ebenso gibt es noch Plugiins, die zumindest vom Namen her, interessante Funktionen bieten könnten.

Joplin ist Open Source und kostenlos. Daher ladet die App einfach auf euren PC, Smartphone, Tablet und probiert es aus.

Ja, Joplin hat nicht die modernste Oberfläche (dafür gibt es ein paar Themes, die das zu „bethübschen“ suchen). Aber seine Funktionalität muss sich nicht verstecken.

Aufgrund der vielen Exportmöglichkieten steckt man auch nicht in Joplin fest, wenn man einmal wechseln will oder muss.

Wenn euch etwas besonders interessiert, könnt ihr mich natürlich auch gerne fragen. Sofern ich kann beantworte ich diese gerne.