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Barcamp Vienna: Umgang mit no-shows

Eigentlich wollte ich mit all den kreativen, anregenden, witzigen und spannenden Erlebnissen und Sessions beim Barcamp Vienna (voriges Wochenende) beginnen. Aber einige baten mich zuerst die Session zu „no-shows“ zusammen zu fassen. Auch die Wikipedia kennt die no-shows. Das sind diejenigen, die trotz Anmeldung nicht erscheinen.

Barcamps erleben das immer wieder. Aufgrund der einfachen und formlosen Anmeldung (Eintragung ins Barcampwiki) gibt es wenig Verbindlichkeit und Zwang (glücklicherweise) beim Barcamp zu erscheinen. Man könnte meinen, dass no-shows quasi zwangsläufig zu Barcamps dazu gehören.

Beim Barcamp Vienna betrug die no-show Rate jedoch an die 40 Prozent. Das ist nicht mehr mit Krankheit, familiären Verpflichtungen und „ich hab´s glatt vergessen“ zu erklären. Manche twitterten sogar, dass sie halt bis in die Morgenstunden irgendwo gefeiert hätten und jetzt halt zu müde zum kommen wären.
Das war ärgerlich, da andererseits auf der Liste noch Menschen warteten, die gerne gekommen wären. Aber auch hier gab es mancheN, die man dann aufgrund betteln und bitten dazu ließ … und die dann doch nicht kamen.

Doch wie damit umgehen? Das war Inhalt einer Session, die ich quasi „hosten“ durfte. Nachfolgend die Ergebnisse, die mein Gehirn und mein Notizbuch (ja, eines aus Papier) noch wieder geben können. Daher bleibe ich – so wie die Diskussion – etwas ungeordnet und stichwortartig. Denn eine einhellige Meinung gab es nicht, aber einige interessante Sichtweisen.

Dieter (als Organisator) sah das Ganze nicht so dramatisch. No-shows erwartet man und daher „überbucht“ man auch. Nun gut, bei diesem Barcamp gab es genügend Sessionräume, sodass auch ein zuviel (wären doch alle gekommen) nicht problematisch gewesen wäre.

Problematisch kann es dort werden, wo es um die Frage von Buffet und Barcamp T-Shirts – die zwei großen Unbekannten und hohen Kostenfaktoren (wenn die Räume nicht mitgerechnet werden) – geht. Im Falle des Barcamps wurden halt die restlichen Pizzen etc. in eine Sozialeinrichtung gebracht.

Aber schon allein bei der Frage nach einem Kostenbeitrag für das Buffet schieden sich die Geister. Der eine würde 15 Euro für ein tolles Buffet zahlen, der andere fand (als SchülerIn, StudentIn) 5 Euro als angemessen. Ansonsten würde man einen nahen Supermarkt aufsuchen. Aber das zerstreut das Barcamp und macht gerade den lockeren Austausch in der großen Pause schwer.

Man könnte das Ganze auch an der Anmeldungswurzel packen. Wikis sind nicht gerade bedienungsfreundlich. Ein anderes (technische) Anmeldesystem könnte auch das schnellere austragen ermöglichen. Würde man eine E-Mail als verpflichtend ansehen könnte man auch ein paar Tage vorher nochmals um Bestätigung ersuchen. Beim Mobile Monday wird das zwar gemacht, aber auch hier gibt es eine no-show Rate.
Die Idee doch bei der Anmeldung den Grad der „Erscheinungswahrscheinlichkeit“ einzugeben stieß auf nicht viel Widerhall. Hmm, was würden auch „Ich komme zu 80 Prozent“ aussagen?

Eine andere Idee war zumindest die Erweiterung des Anmeldetextes. Neben Namen und Social Media Links sollte man den Text „Ich komme sicher“ eintippen bzw. ins Wiki kopieren. Der Effekt wurde aber stark bezweifelt.

„Was nichts kostet ist nichts wert.“ Unter dieser Devise lag die Idee nahe, doch Geld zu verlangen. Nur wer vorher einzahlt ist dabei. Aber verträgt sich das mit der Barcamp Idee, mit einer Unkonferenz. Wer zahlt erwartet sich auch Leistung. Leistung von anderen und nicht von sich selbst.
Natürlich könnte man die Einzahlung bei Erscheinen auch (mit Buffet) gegen verrechnen oder ganz zurück zu geben. Der Verwaltungsaufwand dafür ist aber auch nicht ohne.

Mitten drin in der Diskussion kam das Wort „Wertschätzung“ auf. Liegt es einfach daran, dass die no-shows (abgesehen von denen, die wirklich triftige Gründe für ihr Nichterscheinen haben) Barcamps wenig Wert schätzen. Denn hier arbeiten viele an der Organisation, Bewerbung, … kostenlos.
So wurde auch bemäkelt, dass manche nicht einmal ihren eigenen Mist beim Barcamp wegräumen. Und Putzpersonal sei halt bei einem Barcamp (aufgrund der Kosten) selten. Hier sei wieder gefragt, auf die Eigenverantwortung hin zu weisen.

Barcamp sind wir alle! Jemand wies daraufhin, dass die „Newbie“ Rate beim Barcamp Vienna recht hoch war/ist. Newbie im Sinne, dass es für die Person der erste Barcampbesuch war.
Diese Newbies müsste man vielleicht viel mehr darüber informieren, wie Barcamps funktionieren, dass Nichterscheinen für Probleme sorgen kann. Barcamp ist eben keine Konferenz, bei der man alles zahlt. Wenn man dann nicht kommt, ist es egal. Das Buffet ist bezahlt, die ReferentInnen reden trotzdem (mit Honorar). Eine solche Veranstaltung braucht nur Zahlende aber keine Teilnehmenden.
Diesen Unterschied müsste man wieder mehr ins Bewußtsein rücken.

Ein Teil der Newbie „Aufklärung“ (bitte nicht zu belehrend zu verstehen) wurde schon zu diesem Barcamp gestartet. Die Frag mich was zum Barcamp… Aktion hat dabei recht gut funktioniert und sollte man eventuell auch weiter anbieten.

Es war meiner Meinung nach sehr positiv, dass von ersten „Name them, shame them“ Kommentaren die Diskussion in Richtung Weiterentwicklung von Barcamps ging.

Es ging ein wenig in Richtung dessen, was ich unter Das nächste Barcamp naht beschrieb:

Eine Großcamp ermöglicht (wenn es die TeilnehmerInnen so gestalten) viele kreative Inseln, die man neben den Sessions besuchen kann.

Natürlich gab es auch die Diskussion, ob kleinere Barcamps nicht besser wären. Aber auch hier zeigten Erfahrungen (wie z.B. das AlmCamp), dass es no-shows gibt, sogar wenn man vorab einen Beitrag leisten musste.

Apropos Beitrag. Eine Idee war, quasi als Eintrittsgeld einen Blogbeitrag oder das Versprechen eine Session abzuhalten verlangt.

Die absolute Gegenrichtung war, dass man Barcamps ganz offen probieren könnte. Einfach nur Raum und die Möglichkeit „spontan“ Essen zu organisieren. Keine Anmeldung. Wer kommt, der/die ist da. Spannende Idee, die man fast einmal probieren sollte.

Irgendwer meinte mitten in der Diskussion: „Hey Leute, das ist eine Unkonferenz“. Yep, das ist es. Ob ein Struktur oder eine Organisation dem „Un-“ widerspricht? Darüber lässt sich trefflich diskutieren. Aber „Unkonferenz“ heißt auf alle Fälle immer wieder über die Organisationsform als solche nachzudenken und Neues anzuregen.

Zum Schluss noch eine Idee, die wir nach der Session in kleinster Runde noch ein wenig diskutierten. Die Barcamp-KurartorInnen. Hoffentlich ist das kein „Unwort“. Egal wie man sie jetzt bezeichnen möchte. Die Idee dahinter ist das interessante.

Menschen, die die Anmeldeliste am Barcampwiki durchgehen und dann Angemeldete gezielt vorher ansprechen/mailen/twittern. Und wozu?

  • Jemand ermuntern, eine spezielle Session abzuhalten. Denn viele haben ein spannendes Knowhow, glauben aber nicht, dass es für andere interessant ist. So war abseits von Social Media eine Schlauchbootfahrt auf der Donau beim jetzigen Barcamp eine vielbeachtete Session.
  • Jemanden anregen eine Kreativinsel zu schaffen. Barchair, Portraitfotosession gegen Blogbeitrag sind hier nur einige Stichworte.
  • Zwei Menschen zusammenbringen, die sich gar nicht kennen – aber gemeinsam eine interessante Thematik bringen könnten. So ergab sich mitten am Barcamp Klagenfurt eine gemeinsame Session von Usability und Accessibility Experten.

Es geht also darum, schon vorab Menschen anzuregen aktiv etwas zum Barcamp beizutragen. Das könnte einerseits die no-show Rate verringern. Noch bedeutsamer erscheint mir aber, dass damit Barcamps zu noch kreativeren Umgebungen werden können.

Ps: Die Grundidee KuratorIn stammt nicht von mir, sondern von Gerald Bäck.
PPs: Die OrganisatorInnen des Barcamp Klagenfurt (vormerken: 4. bis 6. Februar 2011) haben angekündigt ein Creation- und Barcamp zu machen. Nun, vielleicht geht das in diese Richtung. Ich bin gespannt.

28 Kommentare

  1. Ich finde es vor allem denjenigen gegenüber unfair, die gerne kommen wollten und aus Platzgründen verzichten mussten.

    Aus der Praxis: ich habe zwei Tage vor dem Barcamp zufällig jemanden mit einem Startup getroffen und gefragt ob er beim Barcamp dabei ist. Er hat gemeint, dass er sich vor langer Zeit einmal angemeldet hat und noch nicht weiß, ob er überhaupt kommen will, ob’s das „bringt“.
    Ich habe ihn darauf hingewiesen, dass es fair wäre den Platz herzugeben wenn er ihn nicht braucht. Er hat nur gelacht und gemeint, dass ihm das egal ist.
    Solche Typen wird’s immer geben, denen ist ein Geldbeitrag oder alles andere auch egal (soweit meine Einschätzung)

    Ich wäre ja dafür, dass diejenigen, die ohne Begründung nicht auftauchen beim nächsten Barcamp nachrangig auf die Anmeldungsliste kommen. Aber vermutlich ist das für eine Unkonferenz auch schon wieder zuviel Verwaltung.

    • Wahrscheinlich ist es zuviel Verwaltung. Stimmt, die Idee kam auch beim #bcvie.

      So jemand wie in deinem Beispiel verärgert mich auch. Aber wie @leyrer (sinngemäß) schrieb: „Wir werden es auch nicht schaffen, dass sich die Menschen bei Einsteigen in die Strassenbahn nicht vordrängen“.

      Bewußtseinsarbeit, etc. ja. Aber das alle Menschen ein Barcamp schätzen und daher auch die Anmeldung/Abmeldung beachten – das ist wohl ein Traum… oder so ähnlich.

  2. Ich möchte nur kurz darauf hinweisen, dass der Beitrag für das Almcamp für die Übernachtung und Verpflegung war. Für das Barcamp als solches wurde kein Beitrag fällig.

    Dieses Jahr hat die Grippewelle für einige Ausfälle gesorgt. Und zwei Teilnehmer haben wegen Arbeitsüberlastung abgesagt…

    Bezüglich Kuratoren: Auch das ist viel Arbeit. Und viele geben bei dem Eintrag in die Teilnehmerliste keine Kontaktdaten an…

    • Danke für die Ergänzung. Das bei einem AlmCamp schon vorab eine Geldüberweisung notwendig ist, ist für mich unbestritten. Sonst geht das in diesem Rahmen nicht.
      Das AlmCamp hat ein Teilnehmer bei der Session erwähnt und auf die no-shows hingewiesen. Vielleicht habe ich es falsch verstanden.

      Stimmt. Die KuratorInnen hätten auch Arbeit. So wie die Orgas. Aber ich könnte mir durchaus vorstellen (als mein Beitrag zum Barcamp) ein solches zu „kuratieren“.

      Wobei: Das muss nicht unbedingt institutionalisiert sein. Wenn einfach jedeR Barcamperfahrene die Liste durchgeht und die anschreibt/twittert bei dem ihm/ihr eine Idee kommt. Das wäre auch schon was.

  3. Ich find jetzt die no-shows an und für sich nicht so tragisch. Das Barcamp ist ja ohnehin im vorhinein durchfinanziert und wenn wie beim jetzigen Fall sowas wie die Pizza-Spende möglich ist, ist das ja super. Schade ist halt wirklich, wenn no-shows es nicht schaffen, das im Wiki einzutragen, damit andere nachrücken können. In Zeiten vom „Echt-Zeit-Web“ 😉 reichts ja wenn man das am Abend vorher oder sogar noch am selben Tag einträgt, jemand anderer sieht das auch in „Echt-Zeit“ und genauso spontan wie jemand absagt, schaut dann halt wer anderer hin.

    Wobei: Ich bin jetzt noch nie bei einem Barcamp auf der Warteliste gelandet, aber um ehrlich zu sein, glaub ich würd ich einfach trotzdem hinschauen, wenn ich auf der Warteliste wär. Vor allem wenn ich eh weiß, dass es so was wie eine no-show-Dunkelziffer gibt.

    lgw

    • Nur dieses „Insider“wissen hat nicht jedeR. Außerdem mag ich diese Entwicklung nicht. Abgesehen, ob ein Barcamp ausfinanziert ist oder nicht. Es ist für mich eben auch ein Zeichen von Wertschätzung, mich entsprechend ein- und/oder auszutragen.

      Ich „fürchte“ mancheR trägt sich einfach mal prophylaktisch ein (Mal sehen, ob ich dann Zeit habe) und das war´s dann.

      Das werden wir wohl nicht ändern. Daher – nochmals erwähnt – wende ich mich lieber der Frage zu, wie man Barcamps attraktiver, spannender,… machen kann bzw. Menschen animieren kann, dass sie zu dieser Gestaltung beitragen.

  4. Ich bin dafür, vorab Geld einzuheben, daß man dann zurück bekommt, wenn man beim Barcamp erscheint.

  5. Tom Tom

    Hallo Robert,

    danke für diesen Artikel. Wir hatten beim diesjährigen Barcamp Darmstadt No-Shows von etwa 30% und überlegen ebenfalls, woran das lag und inwieweit wir etwas daran ändern können. Wir werden deine Vorschläge hier mal diskutieren. Wir müssen uns aber auch damit auseinandersetzen, ob es womöglich an zunehmend mangelndem Interesse und Wertschätzung liegt. Dann allerdings hätte ich persönlich keine Lust mehr, eins zu organisieren.

    LG
    Tom

    • Hallo Tom,

      vorab: Es sind nicht „meine“ Vorschläge. Mein Blogbeitrag ist eine Sammlung all der Vorschläge, die wir am Barcamp Vienna diskutierten. Also Credit an viele 🙂

      Bitte verlier nicht die Lust am organisieren. 30 Prozent No-Shows heißt andererseits auch 70 Prozent, die kamen und damit Interesse zeigten. Das ist auch was.

      Man könnte es auch so sehen, dass viel mehr von Barcamps – im Prinzip – gehört haben und daher (ein wenig) Interesse zeigen. So gab es noch nie über 250 Anmeldungen bei einem Barcamp Vienna. Und bei über 100 TeilnehmerInnen wäre das (und ist es gewissermaßen noch immer) früher in Österreich ein Megacamp gewesen.
      D.h. nicht das Interesse sinkt, sondern die Zahl derer steigt, die mal irgendwie „im Vorfeld“ dabei sind.

      Daher. Diskutieren wir über die Punkte, versuchen wir aufzuklären, zu informieren und mehr Menschen bei den Angemeldeten zu vermitteln, wofür Barcamp steht bzw. stehen kann.

      #predigtmodusaus 😉

  6. RT @mattsches: Beim Barcamp Vienna gab es eine Session zum Thema „no-shows“, die hier zusammengefasst ist: http://bit.ly/dExNjn #bcvie #bcda

  7. jke jke

    Im Nachhinein ärgere ich mich, dass wir keine gemeinsame live session zwischen dem #bcvie und dem #bcda gemacht haben (via Skype oder so). Das wäre vielleicht so ein Mehrwert gewesen, der BarCampnewbies angelockt und alte Hasen zum Verweilen animiert hätte?

    Tom hat nicht erwähnt, dass es ja beim #bcda im Anschluss Fotos von den no-show Badges gab (bei Flickr, bis Darren sie löschen musste wg Flickr policy?), was vielleicht bißchen zu krass war und nicht überall auf Verständnis stieß. Auf der anderen Seite wird diese Thematik dadurch vielleicht endlich mal publik – nicht wg d Kosten, sondern wg der begrenzten Plätze. Dabei bedarf es wirklich nur einer kurzen Abmeldung wenn man nicht kommt (sonst gäbe es ja auch keine Anmeldung, eh?).

    Ganz abgesehen von den no-shows im eigentlichen Sinne wundere ich mich auch immer wieder über die vielen ITler & lokalen Aktivisten (Lokalpolitiker?)*, die auch nicht zu einem BarCamp (das ja nun wirklich mehr bietet als ein Web/MobileMonday oder IT Stammtisch) erscheinen und damit auch „no-shows“ sind, obwohl man es von ihnen eigentlich erwartet könnte. Gerade dieser angesprochene Punkt „die Leute erwarten eine Leistung anderer“ ist für mich der Hauptgrund, wieso es immer ein paar wenige Aktive gibt und der Rest nur konsumiert.

    *jetzt mal abgesehen von den Grünen bei Euch in Wien 🙂

    • Man kommt immer wieder auf neue Ideen 🙂 Vielleicht klappt eine Livesession ein andermal.

      Ein Outing der No-Shows ist so eine Sache. Manche haben vielleicht gute Gründe nicht kommen zu können etc. Außerdem verschreckt das wohl einige potentielle BarcamperInnen, die meinen könnten, dass hier engste Spielregeln herrschen, die man nicht brechen darf.

      Ich nenne jetzt keine Parteien, aber auch beim Barcamp Vienna gab es sogar BundespolitikerInnen anderer Farben 🙂

      Und: Die Mehrheit der Menschen wissen noch nicht einmal, dass es so etwas wie Barcamps gibt. Ich blicke fast jedesmal wenn ich davon schwärme auf fragende Gesichter.

      Also wieder einmal: Darüber reden, informieren, den Barcamp Gedanken (sofern es den einen gibt 🙂 weiter tragen.

      Das es ein paar Aktive und viele KonsumentInnen gibt ist wohl nicht nur bei Barcamps so, sondern prägt wohl unser alle Leben. Barcamps sind somit keine Ausnahmeerscheinung. Bei Barcamps fällt es nur mehr auf, da das Barcamp selbst von einem anderen Gedanken (des Austauschs) geprägt ist.

  8. RT @RobLen: Wow. Zum ersten mal in 2010 lesen mehr Leute einen anderen Artikel (no-shows: http://bit.ly/emW168) im Blog als über den Akinator. #bcvie

  9. Robert, jetzt fühle ich mich schlecht als einer der No-Shows(-Debütanten). Das ist gut so. Allerdings will ich nicht nur beichten, sondern versuchen mit an einer Lösung zu feilen, denn mein Grund des Fernbleibens ist wohl nicht ganz untypisch: Ich habe durchgearbeitet und auch am Samstag den Sonntagsbesuch noch nicht ganz abgeschrieben.

    Idee/Anmerkung #1: Was defnitiv dem Austragen entgegenwirkte war die ‚finale Teilnehmerliste‘, die vier Tage zuvor als PDF im Wiki verlinkt wurde. Davon sollten wir uns trennen, denn diese fixiert und ersetzt die Wikieinträge und regt nicht zum späten Austragen oder eben Nachrücken an.

    Idee/Anmerkung #2: Die Anmeldung bei einem mehrtägigen Barcamp sollte tageweise stattfinden. Das verschafft Übersicht und erleichtert das Nachrücken enorm.

    Idee/Anmerkung #3: Die Idee des No-Show Prangers finde ich einfach und zielführend. Leute, die sich bis zum Morgen des selben Tages nicht aus der Liste austragen und nicht kamen, werden in eine No-Show-Liste darunter verschoben (Aber: Bitte dann kein finales PDF). Egal ob sie sich dort wieder austragen: Es werden mehr Plätze frei sein.

    Idee/Anmerkung #4: Kosten: Ein Barcamp sollte nicht mangels Sponsoren platzen. Für das Essen ist eine freie Spende fair. Und T-Shirts werden überbewertet. Sie sind nett, aber für ein erfolgreiches Barcamp eben nicht relevant. Lasst uns welche aus unseren Kleiderschränken wichteln, das ist auch nett.

    Idee/Anmerkung #5: Wer vorab im Wiki eine Session einträgt darf kommen, egal ob’s formal voll ist oder nicht.

    Liebe Grüße,
    Fabian

  10. Lieber Robert,

    danke für die Zusammenfassung. Wäre auch gerne in der Session gewesen – aber ich hab ja dieses Mal endlich eine Session gehalten, leider zeitgleich. 😉

    LG,
    Flo

  11. Ich habe die Erfahrung gemaxht, dass sich viele iin die Teilnehmerliste eintragen, ohne sich den Termin im Kalender zu notieren! Hauptsache man hat sich den Platz gesichert, bevor die Liste zugemacht wird!!
    Ohne Kontaktdaten erreicht man sie dann auch nicht. Und Ihr glaubt ja nicht, wieviele Seiten ohne Impressum sind!!!
    Mehrere Teilnehmerlisten für Fr Abend, Sa, Sa Abend und So haben sich schon bewährt und sollten bei der Planung berücksichtigt werden!

    Vielleicht sollte man ein nächstes Barcamp über Amiando oder mixxt organisieren! Da kann man dann alle teilnehmer anschreiben und erinnern. Vielleicht hilft es….

  12. …schade – dann wäre ja doch noch genug platz gewesen (hatte es leider verabsäumt micht rechtzeitig anzumelden) – aber, wie schon Fabian angeschnitten hat, hat dieses PDF etwas sehr endgültiges…

    abgesehen von der Formlosen Anmeldung ist, so glaube ich, die frühe Anmeldung ein Problem – wenn die Anmeldung 2 Monate her ist, und man vielleicht vergessen hat es sich in den Kalender einzutragen verliert man den Termin schnell mal aus den Augen…

    mein Vorschlag:

    Anmeldung in einem geschlossenerem System (also nicht im Wiki)
    Man bekommt eine Meldung, ob man auf jeden Fall dabei ist oder Nachrücker ist.
    10 Tage vor dem BC bekommen alle von der Hauptliste eine Mail, wo mit wenigen Klicks die Anmeldung bestätigt werden muss (inkl. Angabe ob beide oder nur einen Tag)
    wird die Anmeldung dann nicht innerhalb von 3 Tagen bestätigt verfällt sie
    dann gehen an die Anzahl an Nachrückern die mails raus, wie viele Plätze frei geworden sind…

    ich denke, dass man dadurch die Wertigkeit für die Anmeldung etwas mehr ins Bewustsein rufen kann.

    lg
    Michael

  13. Heute fand das Gov2.0camp in Wien statt. Einzelheiten werde ich eventuell später berichten. Aber ein Detail möchte ich vorab erwähnen. Nach dem Barcamp Vienna habe ich über die Session zu no-shows geschrieben und dass man ev. nicht mit “Strafe&#8

  14. Ich bin ebenfalls für eine verbesserte Anmeldung und für die Entrichtung eines Unkostenbeitrages, das reduziert auch die Ausfallsrate. Der Beitrag soll aber selbst gewählt werden können. Ein Richtwert ist aber empfehlenswert. Die einen können mehr geben und Studenten usw. weniger.
    Das Barcamp muss nicht gratis sein – es ist ja auch nicht umsonst 😉

  15. Ich war beim Barcamp Graz – einen Rückblick zum Barcamp Graz 2014

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