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Papierlose(re)s Büro

In den letzten Tagen habe ich ein paar Investitionen getätigt:

* iPad Mini Retina mit 128 GB und einer dazu passenden Logitech Tastatur
* Ein Fujitsu ScanSnap s1300i

Damit möchte ich meinen Alltag ein wenig papierloser machen. Zugegeben ein iPad (Air) ist leichter als ein Notebook. Aber mit einem Mini hat das Ganze auch ein Format um schon mal schnell überall hin mitgenommen zu werden. Notizen machen etc. gehen dann hoffentlich auch leichter zur Hand – und brauchen kein Notizbuch mehr.

Der Einzugsscanner ist schon nach ein paar Tagen ein geniales Ding. Zettel, Rechnung, Brief,… einlegen. Ein Knopf drücken, kurz warten und dann am Mac noch auf den „Evernote Button“ klicken und schon ist das Ganze als PDF abgespeichert (ginge aber auch auf die Festplatte, in die Dropbox,….). Der Scanner kann noch dazu beide Seiten eines Papiers in einem Zug einscannen und erkennt andererseits, wenn eine Seite leer ist. Besser gesagt die Software am Mac erkennt das und (wenn man es mag) erkennt auch ob der Brief mit dem Kopf voran gescannt wurde oder nicht – und dreht alles in die richtige Richtung.

Ich bin gespannt, ob ich so mehr Ordnung bekomme und auch die Dinge besser wiederfinde. Zweiteres ist ja das interessantere für mich. Schnell mal eine Zeitungsseite eingescannt, ein Flugblatt, … um es für spätere Artikel etc. gesammelt aufzuheben.

Ihr lest sicher in den nächsten Monaten weitere Artikel zu dem Thema. Denn die Technologie ist das eine, die konsequente Handhabung und ein sinnvolles Ablagesystem das andere.

8 Kommentare

  1. Wie heißt es so schön:
    Wie werden ein papierloses Büro haben, wenn es ein papierloses Klo gibt.

    🙂

    • Smile!

      Wobei, die gibt es ja schon. Nämlich WC-Muscheln mit eingebauter Wasserdüse und Trockengebläse. Selbst schon mal probiert. Ein wenig seltsam – und ich habe dann doch mit Papier nachgeholfen. Aber das war eine alte Anlage. Wer weiß, was die neuen können 🙂

  2. Brt Brt

    Mein Einstieg in dieses Thema war das Buch „Paperless“ von David Sparks (http://macsparky.com/paperless)

    Im Gegensatz zur Ablage auf den Mac habe ich für den Zugriff über iPad/iPhone noch keine für mich lebbare Lösung gefunden.
    Auf Cloud-Dienste verzichte ich, weil ich auch persönliches bis hin zu ärztlichen Befunden alles scanne und elektronisch ablege. Für den Zugriff von unterwegs suche ich noch nach einer für mich passenden Lösung.

    Brt.

      • Brt Brt

        OwnCloud ist eine der möglichen Lösungen, die für mich in Frage kommen.

        Am Mac nutze ich ganz begeistert „DEVONthink“:http://www.devontechnologies.com/de/produkte/devonthink.html und lege Paperless-Dokumente dort ab. Das Problem des Wiederfindens hat sich mir mit dieser Datenbank noch nicht gestellt. DEVONthink arbeitet übrigens sehr gut mit den Scansnap-Scannern zusammen.

        Seit Monaten ist eine Aktualisierung der aktuell mich gar nicht ansprechenden Unterwegsversion DEVONthink to Go angekündigt, auf die ich sehr, sehr hoffe und bei Gefallen gerne OwnCloud vorziehen werde.

        Brt.

  3. Büro Direkt24 Büro Direkt24

    Gerade habe ich noch einen Bericht darüber gelesen, das Tintenstrahldrucker in Büros wieder im kommen seien, sicher hängt das auch mit dem Wunsch nach einem „Papierlosen“ oder eher Papierarmen Büro zusammen. Laserdrucker sind bei wenig druckaufkommen einfach nicht mehr so rentabel.

  4. Schön zu lesen.
    Habe damit schon in der Schulzeit begonnen, es so weit es möglich war und ist, umzusetzen und wurde immer belächelt.
    In der Zwischenzeit läuft es überwiegend ganz gut. Aber natürlich gibt es immer wieder Verbesserungen, die manchmal gar nicht so einfach sind, umzusetzen.

    Finde die Wahl des Tablet iPad iO, aber leider geht Apple da in den letzten Jahren immer mehr den Weg, noch mehr sein eigenes System abzuschotten. Leider. Denn von der Usability sind die Jungs aus Cupertino noch immer top.

    Einzig beim mobilsten Gerät, dem Smartphone, hab ich noch keines gefunden, welches eine richtig gute Cam hat, mit der ich auch zufrieden bin.
    Aber in der letzten Zeit hat sich da wenigstens ein bisserl was im Bereich Lichtstärke bei den Cams getan. Und das ist gut so!

    Das Fujitsu-Gerät hört sich sehr gut an.
    Danke für den Tipp!

    Wie auch schon oben angeführt, es ist immer wieder gut, von anderen über das Thema Bücher oder Artikel zu lesen.
    Denn auch hier bleibt die Entwicklung nicht stehen.

    @leyrer Das eine schließt das andere nicht aus. Und warum muss beides kohärent verlaufen? 😉

    • Das eine ist die Technik, das andere das Wollen, so einen Ansatz auch umzusetzen. In manchen Dingen muss man dafür altgewohntes lassen und neues eintrainieren. Und das ist halt nicht immer einfach. Aber DIE Lösung hätte ich jetzt eh noch nicht.

      Ein wirklich gutes offenes System wäre ev. vorteilhaft. Nachdem ich mit Mac, iPad und iPhone in einem Gesamtsystem arbeite ist das halt recht praktisch.

      Ich weiß jetzt nicht, ob du eine gute Cam für Scans oder für Fotos meinst. Aber mein iPhone5 liefert für den Alltag schon gute Scans von Dokumenten oder ähnlichem.

      Von anderen lernen ist gut – aber wie geschrieben, es muss zum eigenen Stil passen bzw. muss man den entwickeln.

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