Von Dropbox und Co zur Nextcloud

Der Wechsel von Twitter ins Fediverse war auch von dem Gedanken geprägt: Ich möchte nicht von einzelnen Anbietern abhängig sein, ich möchte meine Daten so weit wie möglich selbst verwalten.

Eine große Baustelle bei mir ist die Verwaltung von Dateien und Dokumenten. Vieles habe ich in Dropbox abgelegt. Der Dienst an sich ist nicht zu teuer und sehr zuverlässig. Aber die Ankündigungen, die Dropbox mehr mit künstlicher Intelligenz auszustatten, hat bei mir die Frage wieder in den Vordergrund gerückt: Was mache ich, wenn die Dropbox Privatkunden nur noch als lästiges Übel ansieht und Firmen viel lukrativer sind.

Also habe ich mich im Fediverse umgeschaut, was es für Alternativen gibt. Dabei haben mich einige auf eine alte Bekannte hingewiesen: Nextcloud. Diese Anwendung ist Open Source und theoretisch könnte ich sie auf meinem eigenen Server installieren. Aber wie schon bei Mastodon scheitert das an meinen technischen Fähigkeiten bzw. meinem Wissen über Serveradministration.

Das ist aber kein Hindernis. Ähnlich wie bei Mastodon gibt es Hostingfirmen, die einem Nextcloud vorinstalliert anbieten und auch für einen warten. Aber man ist Admin im eigenen Haus und kann seine eigene Nextcloud so gestalten, wie man möchte.

Ich habe Hinweise auf hosting.de, owncube und Hetzner bekommen. Nachdem mir letzterer empfohlen wurde, habe ich dort zugeschlagen. Für 5,15 Euro bekommt man eine eigene Nextcloud-Installation, 1 Terabyte Speicherplatz, die Möglichkeit unbegrenzt weitere Nutzer in die Nextcloud einzuladen. Und man kann auch (ganz einfach) eigene Subdomains aufschalten.

Einrichtung

Die Einrichtung der Nextcloud dauert ein paar Minuten und dann ist man stolzer Nutzer. Ich habe das Ganze am Abend des 28. April 2023 eingerichtet und bin nun dabei, das Nextcloud-Universum zu erforschen. Das wird eine Weile dauern, weil es so viel zu entdecken gibt.

Als erstes habe ich die Desktop Synchronisation Client für MacOS installiert. Damit kann man die Ordner definieren, die mit der Nextcloud synchronisiert werden sollen. Damit ist die Grundfunktion – das Sichern von Dateien in der Cloud und das Bereitstellen für andere Geräte – einmal eingerichtet.

Ebenso gibt es dann eine App für iPhone, iPad (und natürlich auch Android Smartphones), um auf die Dateien zuzugreifen. Die App bietet auch die Möglichkeit, Scans von Dokumenten zu erfassen, mit Texterkennung zu bearbeiten und als PDF in der Nextcloud zu speichern. Ebenso können Fotos vom iPhone automatisiert in die Nextcloud gesichert werden.

Soweit so gut. Damit ist man auf dem gleichen Stand wie bei der Dropbox.

Erste Möglichkeiten

Einmal in die Nextcloud hochgeladene oder angelegte Ordner und Dateien können dann auf ganz unterschiedliche Art und Weise mit anderen geteilt werden. Es gibt verschiedene Abstufungen von Lesemöglichkeiten bis hin zu Bearbeitungsmöglichkeiten. Dabei kann man externe Nutzer:innen (ohne Zugang zur Nextcloud) einbinden, aber auch Personen einen direkten Zugang zur eigenen Nextcloud geben. Deren Zugriffsrechte kann man dann auch noch genauer definieren. So kann man sein 1 Terabyte so aufteilen, dass z.B. jedes Familienmitglied seine eigene kleine Nextcloud nutzen kann.

Externe Apps können auf verschiedene Arten eingebunden werden. So kann Joplin (die Open Source Alternative zu Anwendungen wie Evernote) über das sogenannte WebDAV auf einen Ordner zugreifen und dort seine Daten ablegen und mit anderen Geräten synchronisieren.

Apps, Apps, Apps

Doch damit fängt die Nextcloud erst an. Da Open Source, haben sich viele findige Entwickler:innen gefunden und zusätzliche Apps entwickelt, die man online einbinden und über die Weboberfläche verwalten kann. Einige Apps habe ich schon kurz ausprobiert. Erwähnenswert ist, dass viele der Apps auch öffentliche Links anbieten.

Hier nur ein paar Stichworte, da ich mich erst noch einarbeiten muss.

• Kalender: Termine verwalten, externe Anwendungen anbinden, andere in den Kalender einladen
• Kontakte: da man auch hier externe Anwendungen (z.B. am iPhone) einbinden kann, könnte man seine Adressdaten ganz in die Nextcloud auslagern.
• Karten: Die Landkarte baut auf der OpenStreetMap auf. Wer Fotos mit Koordinaten im EXIF-Format in die Nextcloud speichert kann sich deren Aufnahmeort auf der Karte anschauen. Ebenso kann man so Laufstrecken erfassen, …
• Lesezeichen: erlaubt den strukturierten Aufbau einer Linkliste
• Umfrage: Ein Editor erlaubt Datums- oder Textabfragen – ähnlich Doodle. Als kleines Beispiel meine Umfrage „Verwendest du Nextcloud?„
• Formulare: Ähnliche wie Umfrage jedoch hat man eine Vielzahl von Antwortoptionen und kann auch eine ganze Batterie an Fragen stellen. Damit lassen sich eben Formulare oder etwas komplexere Umfragen umstellen.
• OnlyOffice: Ein Office Anwendung, die mir erlaubt online Microsoft und andere Office Dokumente zu bearbeiten. Dazu braucht es im Hintergrund noch ein zusätzliche Serveranwendung. Hetzner stellt diese bereit, bei anderen Hostern muss man schauen.
• Talk: Ein einfaches Videokonferenzsystem mit der Möglichkeit Dateien auszutauschen oder gemeinsam an diesen zu arbeiten.
• Notizen/Markdown: Quasi miteingebt ist ein einfacher Markdown Editor. Damit lassen sich Notizen recht gut – und auch formatiert – erstellen.

Nach etwa zwei Tagen habe ich das Gefühl, die Möglichkeiten von Nextcloud erst ansatzweise kennengelernt zu haben. Dabei ist der nächste Entwicklungsschritt, Hub4 genannt, bereits veröffentlicht. Hetzner hat diese Version noch nicht installiert, wird es aber bald tun.

Fazit

Solange man einen Hoster nutzt ist die Ersteinrichtung von Nextcloud einfach. Wenn es einem dort nicht mehr gefällt, sollte der Umzug zu einem anderen Hoster einfach sein.

Das Thema Datensicherheit sollte man nicht auf die leichte Schulter nehmen. In den Grundeinstellungen ist man vorerst allein Herr:in im Haus und niemand kann die synchronisierten Dateien einsehen. Will man Dateien freigeben etc, mit anderen Anwendungen arbeiten, muss man sich schon etwas mehr einarbeiten.

Apropos einarbeiten. Wenn man dann zu den Admin Einstellungen kommt, gibt es einige Dinge die man ändern kann. Wenn man möchte. Aber hier sollte man schon wissen was man tut.

Zu NextCloud gibt es Foren, viele Blogbeiträge und auch viele YouTube Beiträge.

Auf jeden Fall lohnt es sich aus meiner Sicht, sich mit der Nextcloud zu beschäftigen. Denn sie ermöglicht mir viele Dinge, die ich schon immer mal machen wollte. Wobei die sichere Verwaltung meiner Dateien natürlich nach wie vor im Mittelpunkt meines Interesses steht.

Ich werde mich also einarbeiten, dazulernen und langsam mit meinen Daten umziehen.

Dropbox ade?

Ob ich die Dropbox ganz aufgeben werde? Das hängt davon ab. Denn einige Apps, die ich verwende, nutzen die Dropbox als DIE Cloud-Anwendung für den Austausch zwischen meinen Geräten. Hier ist die Frage, ob ich mich auch für die Nutzung von Nextcloud entscheiden kann oder ob ich sie durch andere Apps ersetze.

Nextcloud und Fediverse sowie eine mögliche neue Strategie meinerseits für das Dokumenten- und Informationsmanagement sind Themen, auf die ich in späteren Beiträgen näher eingehen möchte.

Ansonsten freue ich mich über Hinweise auf gute Informationsquellen, interessante Anwendungsmöglichkeiten der Nextcloud und natürlich auch über Fragen, die ich gerne so weit wie möglich beantworten werde.