Wenn man in seinem Notizbuch Aufgaben, Telefonate, Besprechungen, … notiert stellt sich bald die Frage, wie man das so organisiert, dass man die Übersicht behält.
Hierzu gibt es einige „Systeme“ und Hilfestellungen. Ich habe für mich den Weg gewählt, ein eigenes „System“ zu entwickeln, welches in nunmehr drei Monate im Einsatz habe.
Nachfolgend daher eine umfangreiche Beschreibung.
Vorab: Manches habe ich von anderen System übernommen. Manches liegt so auf der Hand, dass ich es für mich „erfunden“ habe und dann anderorts ebenfalls fand. Das System ist natürlich im Fluss. Ich lerne dazu und werde es vielleicht in ein paar Monaten adaptieren. Außerdem fehlt mir da und dort noch etwas. Aber für 95 Prozent der Fälle halte ich es (für mich) für praktikabel.
Roberts Journal
Nachfolgend einige Bilder (einfach draufklicken, damit sie größer werden) mit Ausschnitten aus meinem Notizbuch. Diese sind nicht „echt“. Ich kann meine Arbeitsnotizen nicht ins Netz stellen. Daher habe ich die einzelnen Seiten ein wenig nachgestellt. Im echten Notizbuch sind die Seiten voller, aber es soll ja nur mal das System vorgestellt werden.
Im Gegensatz zu vielen „Papershots“ in Notizbuch Blogs seht ihr hier auch eine Handschrift, die nicht wie gedruckt arbeitet 🙂
Aber fangen wir mal an.
Das Grundsystem
Ich werde manches nochmals erwähnen. Das Grundsystem besteht aus regelmäßigen Todo-Listen (Woche, Monat). Aufgaben, Besprechungen, Telefonate,… werden speziell mit einem ganz einfachen Symbol versehen bzw. auch kombiniert. Damit muss ich mir nicht viel merken um alles trotzdem so „auszuzeichnen“, dass ich den Überblick auch noch nach Wochen bewahre.
Das Inhaltsverzeichnis
Ich verwende Notizbücher mit vorgegebenen Seitenzahlen. Natürlich kann man dies auch händisch nachtragen. Man muss ja nicht auf einmal das ganze Notizbuch durchnummerieren, es reichen immer 10 Seiten im voraus.
Zu „Bild 1“. Dies ist ein Inhaltsverzeichnis (auch das bieten manche Notizbücher). Hier hinein kommen die Jahresaufgaben („Themen“), die Todo-Liste für die jeweilige Woche und das Monat (dazu später). Das kann man machen, muss man aber nicht.
In das Inhaltsverzeichnis kommen Seiten, in denen ich etwas notiere, das ich auch später oder immer wieder auffinden möchte. Auf S. 11 meines Notizbuchs habe ich mit Ideen zu Blogartikeln begonnen. Dafür habe ich 2 Seiten reserviert. Diese Notiz möchte ich wiederfinden, da ich im Laufe des Jahres immer wieder etwas eintragen werde bzw. so manche Artikelideen auch wiederfinden und realisieren möchte.
Am Schluss jedes Eintrags im Inhaltsverzeichnis kommt noch das Datum an dem ich mit diesem Eintrag begonnen habe.
Eine Seite nach der anderen
Anmerkung: Das ist ein Grundprinzip meiner Notizbuchführung. Einer Seite folgt der nächsten. Manche unterteilen ihr Notizbuch in mehrere Bereiche um dort etwas spezielles zu notieren.
Sammlungen von Ideen, etc. beginne ich aber immer auf einer linken Seite und reserviere im Normalfall auch die rechte Seite dafür. Da lässt sich auch einfacher zwischen den beiden Seiten querverweisen, Pfeile ziehen etc.
Nach diesen zwei Seiten geht es weiter mit anderen Notizen.
Todo Woche
Zu „Bild 2“. Zu Wochenbeginn beginne ich auf einer linken Notizbuchseite eine „Todo Woche“. Hier trage ich alle Aufgaben ein, die mir gleich mal einfallen.
Eine einfache Aufgabe bekommt einen großen Kreis zu Anfangs (siehe 2.1). Beinhaltet die Aufgabe eine Mail zu schreiben, dann kommt in den Kreis ein „M“ (siehe 2.2). Muss ich eine Besprechung planen oder anberaumen kommt ein „B“ (siehe 2.3) rein.
Während der Woche trage ich hier hin und wieder Aufgaben ein – sofern sie nicht beim jeweiligen Tageseintrag notiert werden.
Es reicht mir, so täglich in die Liste zu schauen, Aufgaben umzusetzen und wenn sie erledigt sind zu streichen (siehe 2.5) – dabei kommt ein Kreuz in den Kreis.
Zu Beginn einer neuen Woche lege ich eine neue Todo Liste an. Nicht erledigte Aufgaben übertrage ich in die neue Liste. In der vorherigen Liste wird die jeweilige Aufgabe nur einmal „durchgestrichen“ (siehe 2.4). Damit ist klar, dass sie übertragen wurde – quasi eine doppelte Absicherung, dass ich beim übertragen nichts übersehe.
Gleichzeitig gehe ich dabei die Notizen der letzten Woche – also alles zwischen neuer und alter „Todo Woche“-Seite – durch und schaue nach ob es noch Kreise ohne Querstriche gibt. Diese – noch nicht erledigten – Aufgaben trage ich ebenfalls in die neue „Todo Woche“ ein.
Man könnte jetzt vortrefflich diskutieren, ob dies nicht viel Aufwand ist. Ich sehe das für mich nicht so. So reflektiere ich einmal pro Woche noch die übrig gebliebenen Aufgaben, kann sie vielleicht noch ändern oder in mehrere Aufgaben teilen oder nach einer Woche sogar streichen, weil sie doch nicht mehr notwendig sind.
Die täglichen Notizen
Zu „Bild 3“. So sieht eine Seite mit meinen täglichen Notizen aus. Mein Notizbuch ist dabei ein „Superbuch“. Hier kommt alles rein, was mir einfällt und ich mir irgendwie merken will.
Ganz oben findet sich (zumindest auf der linken Seite einer Doppelseite) jeweils das Datum. Das hilft beim schnellen durchblättern um zu diversen Einträgen zu gelangen. Den Wochentag abgekürzt einzutragen hat mir schon öfters bei der schnellen Orientierung geholfen.
Links auf jeder Seite halte ich quasi ein imaginäre Spalte frei. Hier kommen bestimmte Markierungen hin, wie z.B.
Das „B“ mit „Ecke“ (siehe 3.1). Hiermit leite ich Notizen zu Besprechungen ein. Drunter kommt noch (siehe 3.2) die Uhrzeit. Das Thema (siehe 3.3) wird unterstrichen (hilft auch beim wiederfinden), danach folgen die TeilnehmerInnen (siehe 3.4). Soweit sinnig wird dann die Mitschrift der Besprechung noch mittels Listenzeichen wie Punkt und Strich strukturiert.
Stellt sich heraus, dass einer der Punkte in der Besprechung auch eine Aufgabe ist, dann kommt einfach links der schon bekannte Aufgabenkreis hin (siehe 3.5) – so brauche ich nirgends hinblättern. Ob ich die Aufgabe danach in die „Todo Woche“ übertrage entscheide ich erst nach der Besprechung.
Bei manchen Besprechungen fällt mir auf einmal mittendrin eine ganz andere Aufgabe ein, die nichts mit der Besprechung zu tun hat. Dann wird diese ganz normal notiert, der Text dazu wird aber in eckige Klammer gesetzt (siehe 3.6). Wer mag, kann die Aufgabe später dort einmal durchstreichen und später nochmals eintragen (also übertragen).
Und nach dieser Aufgabe fahre ich mit den Notizen für die Besprechung fort (siehe 3.7).
Ist eine Notiz beendet kommt vom ganz linken Rand aus ein Trennungsstrich – er sollte solange sein, dass er auffällt und klar ist, dass somit die Besprechung (das Telefonat, eine Ideenliste,…) zu Ende ist.
Gleiches gilt für Telefonate die ich führe (siehe 3.8). Nur wird als Buchstabe das „T“ verwendet. Ansonsten folgt Uhrzeit (siehe 3.9) und natürlich die Notiz (siehe 3.10) und eine eventuell besprochene Aufgabe (siehe 3.11). Nach dem Telefonat der Trennungsstrich (siehe 3.12).
Und natürlich hat jede Seite eine Seitenzahl (siehe 3.13).
Die täglichen Aufgaben
Zu „Bild 4“. Natürlich fallen mir während des Tages auch mal Aufgaben ein. Hier kommt wieder der Kreis mit seinen Buchstaben zum Einsatz. Eine Mail schreiben an (siehe 4.1). Mit „T“ die Aufgabe jemanden anzurufen (siehe 4.2). Ganz wichtige Aufgabe kriegen noch ein „Rufzeichen“ dazu.
In so einen Aufgabenkreis kann auch ein „B“ wie „Besprechung“ (siehe 4.3) plus zusätzliche Notizen. Hier plane ich eine Besprechung. Gleiches gilt auch für „V“ wie „Veranstaltung“ (siehe 4.4). Wenn diese dann stattfindet gibt es eine Mitschrift (siehe 4.5) und obige Aufgabe wird durchgestrichen.
Verweise
Zu „Bild 5“. Im Bild 4 habe ich eine Besprechung geplant. Auf dieser Seite folgt das Protokoll. Mit einer Zahl in einem eckigen Kasten (siehe 5.1) verweise ich auf diese Seite 4 auf der ich die Veranstaltung geplant habe.
Dieser eckige Kaste kommt immer bei Verweisen auf eine Seite oder ein Datum. So kann ich Notizen auf anderen Seiten weiterführen bzw. auf ältere Notizen verweisen.
Die kleine Tabelle (siehe 5.2) ist nur der Hinweis, dass es nicht nur klassische Notizen gibt. Man kann auch Tabellen, Mindmaps, Zeichnungen oder was einem immer hilft verwenden. Denn es gilt: „Mein Notizbuch ist mein Notizbuch“. Was immer einem hilft, man kann es in seinem Notizbuch tun.
Mindmap „Mein System“
Zu „Bild 6“. Mindmaps funktionieren meiner Erfahrung nach auch ganz gut. Eh klar: Je größer das Notizbuch umso mehr Platz.
Auf dieser Mindmap seht ihr in einer Übersicht aller Symbole etc. die ich in meinem Notizensystem verwende – und sie wurde auf zwei Seiten in einem A6 großen Notizbuch eingetragen.
Aufgabenlisten
Zu „Bild 7“. Insgesamt verwende ich drei Aufgabenlisten zur selben Zeit. Um diese im Notizbuch noch schneller zu finden, habe ich sie mit farbigen Markierungsetiketten versehen.
Die „Todo Woche“ ist rot (siehe 7.1) – da am eiligsten.
Dann gibt es noch eine Todo Monat (siehe 7.2) in gelber Farbe. Diese funktioniert nach demselben Prinzip wie die Wochenaufgaben. Nur trage ich hier die Aufgaben ein, die erst in ein paar Wochen erledigt sein müssen/sollten. Diese Liste gehe ich ebenfalls am Ende eines Monats durch und übertrage die übrig gebliebenen Aufgaben in eine neue Monatsaufgabenliste.
Eine dritte Liste nennt sich bei mir „Themen“ (siehe 7.3) in grün. Hier kommt rein, was mir an Aufgaben einfällt, die noch kein konkretes Datum hat oder irgendwann einmal erledigt werden könnte. Ebenso finden sich hier Ideen, die ich nicht in einer speziellen Liste (siehe Inhaltsverzeichnis, Bild 1) sammle. Das mit der dritten Liste ist noch nicht perfekt, aber vielleicht fällt mir dazu noch etwas ein.
Zu „Bild 8“. Das ist nur ein kleiner Tipp. Die Haftetikette auf der rechten Seite anbringen. Dann kann man den rausragenden Teil mit dem Daumen der rechten Hand antippen und mit der anderen Hand die Seite zielgenau aufschlagen – ohne, dass man die Etikette dauernd runterlöst.
Das System funktioniert?
Ja, seit fast vier Monaten in der rauhen Wirklichkeit meiner Arbeitswelt. Es klingt auf den ersten Blick vielleicht ein wenig kompliziert, aber schlußendlich musste ich mir nur ein paar Grundregeln merken, die ich locker im Arbeitsalltag anwenden kann. Was ich mir anfangs ganz bewußt einüben musste, dass ich die Symbole etc. auch wirklich einsetze. Nach ein paar Tagen ging das schon automatisch.
Was es braucht ist das konsequente Eintragen. Wenn mir eine Aufgabe einfällt oder ein wichtiger Gedanke kommt – sofort eintragen. Ob dann zum Beispiel die Aufgabe noch in eine Wochen- oder Monatsliste kommt, kann ich später auch noch entscheiden.
Was mir auffällt ist, dass ich das Notizbuch regelmäßig durchgehe und mir so Aufgaben etc. auch mehr im Gedächtnis bleiben. Und was nicht bleibt, das ist notiert.
Alles fließt
Schlußendlich experimentiere ich mit diesem System noch. Da und dort lässt sich sicherlich etwas verbessern oder vereinfachen.
Es würde mich freuen, wenn euch etwas dazu einfällt. Grenzgenial wäre es wenn jemand das System ausprobiert und mir seine Erfahrungen mitteilt. Fragen sind natürlich ebenfalls Willkommen. Und wenn ich hier etwas einfacher oder klarer beschreiben kann, dann lasst mich das bitte auch wissen. Danke!
Und nun lasst uns fleissig notieren.