Was Dateien angeht, so wechsele ich in DevonThink momentan langsam vom Tagging zur einer Ordnerstruktur (DT kann beides). Monatsrechnungen für Mobilfunk z.B. können ja schön einen entsprechenden und sprechenden Ordner.
Kleiner Tipp (den habe ich auf der Arbeit in einer Behörde gelernt):
Beim Ablegen gleich schon das Löschen mitdenken!

Ein Kaufbeleg oder ein (privater) Lieferschein bekommt sofort den tag ,,löschen2026“ und wenn das Jahr 2026 um ist, wird alles mit diesem tag ungesehen gelöscht. Das ,,Aufräumen“ ist dann gleich schon mit erledigt.